Join us in beautiful Montréal, Canada from June 19-22, 2019 for the 2nd International Combined Meeting of Orthopaedic Research Societies.

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Politiques d’annulation

Annulation d’une inscription

Le processus d’annulation d’une inscription n’est pas le même que celui applicable à l’annulation d’une présentation. Vous devez en effet envoyer un courriel de demande d’annulation d’inscription à Meghan Corbeil, à meetings@canorth.org, et ce, au plus tard le 3 mai, pour être admissible au remboursement des droits d’inscription, moins des frais d’administration. Aucun remboursement ne sera accordé si l’annulation est demandée après le 14 juin, sauf dans des circonstances exceptionnelles (troubles médicaux ou urgence familiale).

Conditions d’annulation
D’ici le 3 mai : Remboursement complet (moins les frais d’administration)
Du 4 mai au 14 juin : Remboursement de la moitié des droits
Après le 14 juin : Aucun remboursement

Annulation tardive et absence

Avant de soumettre un précis, les présentateurs doivent être raisonnablement sûrs qu’ils pourront le présenter à la Réunion annuelle. Les présentateurs dont la situation financière est incertaine et qui ne peuvent pas se faire remplacer à la Réunion annuelle doivent annuler leur présentation au plus tard le 3 mai ou se voir imposer la sanction pour cause d’absence. Les annulations tardives dues à l’incapacité d’un présentateur d’obtenir les fonds nécessaires à sa participation, au fait qu’il commence un nouvel emploi ou à tout autre conflit d’horaire jugé prévisible entraînent également une sanction pour cause d’absence si le présentateur n’envoie pas d’avis écrit aux responsables.

Les annulations tardives de même que les présentations qui sont annulées sans préavis laissent des trous dans le programme de la Réunion annuelle et sont une source de mécontentement pour les participants. L’ACO applique donc les pénalités et sanctions suivantes à toute circonstance prévisible qui entraîne des temps morts à la Réunion annuelle, sauf en cas de circonstances exceptionnelles (troubles médicaux ou urgence familiale).

Annulation tardive

La date limite d’annulation sans pénalité est le 3 mai. Les demandes d’annulation reçues après cette date sont considérées comme en retard, et des frais s’appliquent, peu importe le type de présentation au programme (invitation, contribution, affiche ou discussion). Cette pénalité ne s’applique qu’à l’auteur-présentateur, et non aux coauteurs.

Absence

Les présentations annulées sans préavis perturbent la Réunion annuelle. Dans de telles circonstances, une interdiction de présenter des affiches, des exposés ou des conférences pendant deux ans s’applique. Aucun précis dont l’auteur-présentateur a été ainsi sanctionné ne sera considéré pour la réunion annuelle suivante. Cette sanction ne s’applique qu’à l’auteur-présentateur, et non aux coauteurs. L’interdiction vise seulement la présentation d’exposés, d’affiches et de conférences. L’auteur-présentateur sanctionné peut donc organiser une séance, figurer parmi les coauteurs de précis ou assister à la Réunion annuelle.

Circonstances exceptionnelles

Nous savons que certaines situations sont hors du contrôle du présentateur : l’annulation d’un vol, un trouble médical ou une urgence familiale peuvent venir subitement changer ses plans. Les pénalités et sanctions applicables aux annulations tardives et aux absences peuvent ne pas être imposées aux présentateurs qui, pour une raison soudaine et imprévisible, ne peuvent pas être présents à la Réunion annuelle (troubles médicaux, urgence familiale, problème de transport ou toute situation semblable hors de leur contrôle).

Nous comprenons que, dans de telles circonstances, il n’est pas toujours possible pour le présentateur de communiquer avec le personnel de l’ACO avant son intervention à la Réunion annuelle. L’ACO est donc prête à faire preuve de compréhension si le présentateur lui fournit des explications, même si son message est envoyé après le moment où la présentation doit avoir lieu. Dans toute autre circonstance, toutefois, la sanction pour cause d’absence sera imposée.

Annulation d’une présentation

Tout présentateur qui souhaite demander une annulation doit envoyer un courriel à Meghan Corbeil, à meghan@canorth.org, avec l’objet « ANNULATION », et fournir le nom complet du précis dans le corps du message. C’est la façon la plus claire de transmettre votre annulation. Les messages et notes transmises en personne sur les lieux ne sont absolument pas fiables! Le courriel est de loin la méthode la plus efficace pour nous aviser. Même si nous ne sommes pas en mesure d’y répondre pendant la Réunion annuelle, nous conserverons ces messages pour les traiter après celle-ci. Si vous demandez une annulation après le 3 mai et voulez que les pénalités et sanctions applicables soient levées, veuillez préciser brièvement les raisons de l’annulation dans le corps du message.

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